Căng tin công ty có thể phục vụ hàng trăm, thậm chí hàng nghìn lượt mua và suất ăn mỗi ngày. Hàng hóa cũng rất đa dạng, từ nước uống, bánh kẹo, sữa, mì ăn liền đến rau củ, thịt cá, gia vị và nguyên liệu chế biến.

Nếu chỉ quản lý bằng sổ tay hoặc nhiều file Excel riêng lẻ, người quản lý rất khó biết số lượng tồn thực tế, mặt hàng sắp hết, nguyên liệu gần hết hạn hoặc khoản thất thoát phát sinh ở đâu.

Báo cáo kiểm kê xuất nhập tồn hàng ngày giúp căng tin tổng hợp toàn bộ biến động hàng hóa, đối chiếu tồn kho trên sổ sách với số lượng kiểm đếm thực tế và phát hiện chênh lệch ngay trong ngày.

Khi được thực hiện đúng quy trình, báo cáo này không chỉ phục vụ thủ kho mà còn cung cấp số liệu quan trọng cho bộ phận mua hàng, kế toán và ban quản lý doanh nghiệp.

Báo cáo xuất nhập tồn hàng ngày là gì?

Báo cáo xuất nhập tồn là bảng tổng hợp số lượng và giá trị hàng hóa theo công thức:

Tồn cuối ngày = Tồn đầu ngày + Nhập trong ngày - Xuất trong ngày ± Điều chỉnh

Trong căng tin công ty, hàng xuất kho không chỉ là sản phẩm được bán trực tiếp. Số liệu xuất còn có thể bao gồm:

Nguyên liệu xuất để chế biến món ăn.
Hàng hóa bán tại quầy.
Suất ăn nội bộ hoặc hàng xuất không thu tiền.
Hàng hỏng, đổ vỡ hoặc hết hạn.
Hàng trả lại nhà cung cấp.
Hàng điều chuyển sang quầy, kho hoặc chi nhánh khác.
Nguyên liệu hao hụt trong quá trình sơ chế.

Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên cần kiểm đếm một số hoặc toàn bộ mặt hàng. Số lượng thực tế sau đó được đối chiếu với số lượng tồn trên hệ thống.

Mọi chênh lệch cần được ghi nhận kèm nguyên nhân, nhân viên kiểm kê và người có thẩm quyền xác nhận.

Vì sao căng tin công ty cần kiểm kê hàng ngày?

Phát hiện thất thoát sớm

Đồ uống, thực phẩm đóng gói và nguyên liệu có tần suất nhập xuất cao nên rất dễ xảy ra nhầm số lượng, bỏ sót giao dịch hoặc hư hỏng chưa được ghi nhận.

Kiểm kê mỗi ngày giúp khoanh vùng chênh lệch trong một ca làm việc. Người quản lý không phải truy tìm lại dữ liệu của cả tuần hoặc cả tháng.

Chủ động kế hoạch mua hàng

Số liệu tồn kho chính xác cho biết mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào còn nhiều và mức tiêu thụ trung bình mỗi ngày.

Bộ phận mua hàng có thể đặt đủ số lượng cho ca tiếp theo, hạn chế thiếu món trong giờ cao điểm hoặc nhập quá nhiều thực phẩm tươi sống.

Kiểm soát hạn sử dụng

Sữa, bánh, nước giải khát, thực phẩm sơ chế và nguyên liệu tươi đều có thời hạn bảo quản khác nhau.

Báo cáo tồn kho kết hợp với thông tin lô hàng và hạn sử dụng giúp căng tin ưu tiên xuất hàng gần hết hạn trước, đồng thời có kế hoạch xử lý hàng chậm luân chuyển.

Đối chiếu doanh thu và giá vốn

Số lượng bán, lượng nguyên liệu tiêu hao và doanh thu phải có mối liên hệ hợp lý.

Nếu doanh thu không tương ứng với lượng hàng xuất kho, người quản lý có thể kiểm tra lại định lượng món ăn, giao dịch hủy, chiết khấu hoặc thao tác của từng ca.

Minh bạch trách nhiệm giữa các ca

Biên bản bàn giao tồn kho đầu ca và cuối ca giúp phân định rõ trách nhiệm giữa nhân viên bán hàng, bếp, thủ kho và quản lý.

Mọi điều chỉnh đều có lý do và người xác nhận, từ đó giảm tranh cãi khi phát sinh chênh lệch.

Mẫu báo cáo xuất nhập tồn hàng ngày cho căng tin

Một mẫu báo cáo cơ bản nên có các thông tin sau:

STTMã hàngTên hàng hóa/nguyên liệuĐVTTồn đầuNhậpXuất bánXuất chế biếnHủy/hao hụtTồn sổ sáchTồn thực tếChênh lệch1NUOC-01Nước suối 500mlChai120489501727202SUA-02Sữa hộp có đườngHộp602452003231-13GA-01Thịt gà sơ chếKg1820031,50,56604COM-01GạoKg5025042033330

Ngoài bảng tổng hợp, báo cáo nên lưu thêm:

Thời gian bắt đầu và kết thúc kiểm kê.
Kho, quầy hoặc khu vực kiểm kê.
Nhân viên kiểm đếm và người xác nhận.
Số phiếu nhập, xuất, hủy hoặc điều chuyển liên quan.
Giá vốn và giá trị chênh lệch.
Lô hàng và hạn sử dụng.
Lý do điều chỉnh.
Ghi chú bàn giao giữa các ca.

Quy trình lập báo cáo xuất nhập tồn cuối ngày

Bước 1: Xác định phạm vi kiểm kê

Căng tin cần xác định báo cáo áp dụng cho kho tổng, quầy bán, khu bếp hay toàn bộ hệ thống.

Thời điểm chốt số phải thống nhất, chẳng hạn sau khi kết thúc ca tối và trước khi phát sinh giao dịch của ngày mới.

Bước 2: Ghi nhận tồn đầu ngày

Tồn đầu ngày phải bằng tồn cuối ngày đã được xác nhận của ngày hôm trước.

Nếu có chênh lệch chưa xử lý, cần lập phiếu điều chỉnh riêng thay vì sửa trực tiếp số liệu cũ. Cách làm này giúp duy trì lịch sử kho minh bạch.

Bước 3: Tổng hợp hàng nhập trong ngày

Dữ liệu nhập có thể đến từ:

Mua hàng từ nhà cung cấp.
Nhận hàng từ kho tổng.
Hàng điều chuyển từ căng tin khác.
Hàng khách trả lại.
Hàng hoàn về sau khi xuất nhầm.
Sản phẩm chế biến hoàn thành được nhập kho.

Mỗi lần nhập nên có phiếu nhập, nhà cung cấp hoặc kho nguồn, người nhận và thời gian nhận.

Bước 4: Tổng hợp hàng xuất

Căng tin nên tách riêng các loại xuất kho:

Xuất bán tại quầy.
Xuất nguyên liệu chế biến.
Xuất điều chuyển.
Xuất trả nhà cung cấp.
Xuất hàng hỏng hoặc hết hạn.
Xuất sử dụng nội bộ.
Xuất hao hụt trong quá trình sơ chế.

Việc gom tất cả vào một cột “xuất” sẽ khiến quản lý khó tìm nguyên nhân khi có chênh lệch.

Bước 5: Kiểm đếm tồn thực tế

Nhân viên nên kiểm đếm theo từng khu vực và nhóm hàng.

Với hàng đóng gói, có thể kiểm đếm theo đơn vị bán. Với nguyên liệu, cần sử dụng cân hoặc đơn vị quy đổi thống nhất.

Các mặt hàng giá trị cao, dễ thất thoát, bán nhanh hoặc có hạn sử dụng ngắn nên được kiểm kê mỗi ngày.

Bước 6: Đối chiếu và xử lý chênh lệch

Chênh lệch được tính theo công thức:

Chênh lệch = Tồn thực tế - Tồn sổ sách

Một số nguyên nhân thường gặp gồm:

Bán hàng nhưng chưa ghi nhận giao dịch.
Nhập sai số lượng hoặc đơn vị tính.
Xuất nguyên liệu chế biến nhưng thiếu phiếu.
Định lượng món ăn chưa chính xác.
Hàng bị đổ vỡ hoặc hư hỏng.
Hàng hết hạn chưa được xuất hủy.
Nhân viên kiểm đếm nhầm.
Giao dịch chưa đồng bộ do mất mạng.
Điều chuyển kho chưa được xác nhận.

Không nên điều chỉnh số tồn khi chưa ghi nhận nguyên nhân và người phê duyệt.

Bước 7: Khóa ca và lưu báo cáo

Sau khi kiểm kê và xác nhận, báo cáo cần được khóa để hạn chế sửa lại dữ liệu của ngày cũ.

Nếu phải điều chỉnh, hệ thống nên lưu lại số liệu trước và sau khi sửa, người thực hiện, thời gian và lý do điều chỉnh.

Những chỉ số quản lý căng tin nên theo dõi

Một báo cáo hiệu quả không chỉ hiển thị số lượng tồn. Người quản lý nên theo dõi thêm các chỉ số sau:

Tỷ lệ chênh lệch tồn kho

Đây là tỷ lệ giữa giá trị hàng chênh lệch và tổng giá trị hàng đã xuất trong kỳ.

Tỷ lệ này tăng liên tục có thể cho thấy quy trình ghi nhận giao dịch, định lượng hoặc bàn giao ca đang có vấn đề.

Tỷ lệ hủy và hao hụt

Chỉ số này phản ánh số lượng hoặc giá trị hàng bị hủy so với tổng lượng hàng sử dụng.

Căng tin nên tách rõ nguyên nhân hủy như hết hạn, hư hỏng, sơ chế, đổ vỡ hoặc bảo quản không đúng cách.

Số ngày tồn kho

Số ngày tồn kho được ước tính bằng lượng tồn hiện tại chia cho mức tiêu thụ bình quân mỗi ngày.

Chỉ số này giúp xác định mặt hàng nào đang tồn quá nhiều hoặc có nguy cơ hết hàng.

Tỷ lệ hàng cận hạn

Đây là tỷ lệ giá trị hàng gần hết hạn so với tổng giá trị tồn kho.

Người quản lý có thể dựa vào chỉ số này để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, ưu tiên sử dụng hoặc triển khai chương trình bán nhanh.

Vòng quay tồn kho

Vòng quay tồn kho cho biết tốc độ hàng hóa được bán hoặc sử dụng trong một khoảng thời gian.

Mặt hàng có vòng quay thấp cần được xem xét giảm nhập, thay đổi giá bán hoặc ngừng kinh doanh.

Mức tiêu hao nguyên liệu theo suất ăn

Chỉ số này được tính bằng tổng nguyên liệu đã sử dụng chia cho số suất ăn phục vụ.

Nếu lượng tiêu hao thực tế cao hơn định mức, căng tin cần kiểm tra lại công thức món, kích thước khẩu phần hoặc quy trình sơ chế.

Hạn chế khi quản lý xuất nhập tồn bằng Excel

Excel có thể phù hợp với căng tin nhỏ và ít mã hàng. Tuy nhiên, khi có nhiều ca, nhiều quầy hoặc hàng trăm giao dịch mỗi ngày, phương pháp này dễ phát sinh nhiều vấn đề:

Nhân viên phải nhập lại dữ liệu bán hàng và phiếu kho.
Công thức có thể bị sửa hoặc kéo sai dòng.
Nhiều người sử dụng tạo ra nhiều phiên bản báo cáo khác nhau.
Khó kiểm tra ai đã sửa số liệu.
Báo cáo thường chỉ có vào cuối ngày.
Không phản ánh số tồn theo thời gian thực.
Khó theo dõi hàng theo lô và hạn sử dụng.
Khó quản lý đơn vị quy đổi.
Khó liên kết món ăn với nguyên liệu.
Khó tổng hợp dữ liệu của nhiều quầy hoặc nhiều chi nhánh.

Khi số lượng giao dịch tăng, phần mềm quản lý tập trung giúp giảm thao tác nhập liệu và tự động tạo báo cáo từ các giao dịch đã phát sinh.

Quản lý kiểm kê và xuất nhập tồn căng tin bằng Lalapos

Lalapos giúp kết nối hoạt động bán hàng với quản lý kho trên cùng một hệ thống.

Khi giao dịch bán hàng hoặc phiếu kho được ghi nhận, số liệu tồn được cập nhật để người quản lý theo dõi mà không phải ghép nhiều bảng tính thủ công.

Các nghiệp vụ phù hợp với căng tin gồm:

Quản lý sản phẩm, nguyên liệu và danh mục hàng hóa.
Quản lý đơn vị tính và giá bán.
Ghi nhận nhập kho, xuất kho, kiểm kho và chuyển kho.
Theo dõi sổ kho và tồn theo từng mặt hàng.
Thiết lập công thức món để quản lý nguyên liệu chế biến.
Bán hàng tại quầy bằng mã vạch.
Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán.
Quản lý nhân viên và phân quyền thao tác.
Quản lý ca làm việc và chấm công.
Theo dõi doanh thu, hàng bán và báo cáo kho.
Quản lý nhiều quầy, kho hoặc chi nhánh trên cùng hệ thống.

Thay vì chờ cuối ngày mới ghép số liệu, quản lý có thể theo dõi giao dịch bán hàng và biến động kho theo từng nghiệp vụ.

Khi kiểm kê, Lalapos giúp ghi nhận số lượng thực tế và tạo căn cứ xử lý chênh lệch minh bạch hơn.

Cách triển khai Lalapos cho căng tin công ty

Để số liệu trên hệ thống chính xác, căng tin nên triển khai theo thứ tự sau:

Chuẩn hóa danh mục hàng hóa và nguyên liệu, tránh tạo trùng mã.
Quy định đơn vị nhập, đơn vị bán và tỷ lệ quy đổi.
Khai báo định lượng nguyên liệu cho các món chế biến.
Kiểm kê và nhập số dư tồn đầu kỳ.
Phân quyền rõ cho thu ngân, bếp, thủ kho và quản lý.
Yêu cầu mọi nhập, xuất, hủy và điều chuyển đều có chứng từ.
Kiểm kê nhóm hàng trọng yếu mỗi ngày.
Kiểm kê toàn bộ kho theo tuần hoặc tháng.
Đối chiếu doanh thu, tiêu hao nguyên liệu và tồn kho trong thời gian chạy thử.
Chỉ nhân rộng sau khi quy trình tại địa điểm thí điểm đã ổn định.

Trong những tuần đầu, doanh nghiệp nên vận hành thử tại một căng tin hoặc một quầy. Sau khi danh mục, định lượng và quy trình bàn giao đã chính xác, hệ thống mới nên được triển khai sang các địa điểm còn lại.

Câu hỏi thường gặp

Căng tin có cần kiểm kê toàn bộ hàng hóa mỗi ngày không?

Không nhất thiết. Căng tin nên kiểm kê hàng có giá trị cao, dễ thất thoát, bán nhanh hoặc có hạn sử dụng ngắn mỗi ngày. Những nhóm hàng còn lại có thể được kiểm kê luân phiên và tổng kiểm kê định kỳ.

Tồn kho âm trong căng tin thường do đâu?

Nguyên nhân phổ biến gồm bán trước khi nhập kho, sai đơn vị quy đổi, thiếu phiếu nhập, định lượng món chưa đúng hoặc giao dịch offline chưa được đồng bộ.

Người quản lý cần kiểm tra sổ kho và chứng từ liên quan thay vì chỉ cộng thêm số lượng tồn.

Nên quản lý nguyên liệu theo món ăn như thế nào?

Mỗi món nên có công thức định lượng gồm danh sách nguyên liệu và số lượng tiêu chuẩn.

Khi bán món, hệ thống ghi nhận lượng nguyên liệu dự kiến đã sử dụng. Cuối ngày, lượng nguyên liệu này được đối chiếu với tồn thực tế để phát hiện sai định lượng hoặc hao hụt.

Báo cáo xuất nhập tồn có cần thể hiện giá trị tiền không?

Có. Bên cạnh số lượng, báo cáo nên có giá vốn và giá trị tồn để đánh giá tác động tài chính của chênh lệch, hàng hỏng và hàng gần hết hạn.

Có thể quản lý nhiều căng tin trên cùng hệ thống không?

Có. Mỗi địa điểm có thể được quản lý như một cửa hàng hoặc chi nhánh với kho và báo cáo riêng. Ban quản lý vẫn có thể theo dõi báo cáo tổng hợp của toàn doanh nghiệp.

Kết luận

Báo cáo kiểm kê xuất nhập tồn hàng ngày giúp căng tin công ty kiểm soát hàng hóa, nguyên liệu, hạn sử dụng và trách nhiệm của từng ca làm việc.

Tuy nhiên, báo cáo chỉ đáng tin khi mọi giao dịch nhập, xuất, bán, chế biến, hủy và điều chuyển đều được ghi nhận thống nhất.

Với Lalapos, doanh nghiệp có thể kết nối bán hàng, quản lý nguyên liệu, kiểm kê và báo cáo trên cùng một nền tảng. Nhờ đó, người quản lý giảm thời gian tổng hợp thủ công, phát hiện chênh lệch sớm và chủ động kế hoạch mua hàng cho từng ngày.

Báo Cáo Kiểm Kê Xuất Nhập Tồn Hàng Ngày Cho Căng Tin Công Ty