Cách Ghi Sổ S3a-HKD: Sổ Chi Tiết Vật Liệu, Dụng Cụ, Sản Phẩm, Hàng Hóa

Mẫu sổ S3a-HKD là sổ kế toán theo dõi chi tiết tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho nguyên vật liệu, dụng cụ và hàng hóa ban hành theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (hiệu lực áp dụng từ 01/01/2026). Sổ này áp dụng bắt buộc cho hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.

---

1. Kết Cấu Các Cột Trên Sổ S3a-HKD

Cột Chỉ Tiêu	Tên Cột	Nội Dung & Hướng Dẫn Ghi Chép
Cột A, B	Ngày chứng từ, Số hiệu	Ghi ngày lập và số Hóa đơn điện tử mua vào / Phiếu xuất kho.
Cột C	Diễn giải nội dung	Tóm tắt giao dịch (VD: "Nhập kho hạt cà phê theo HĐ-102", "Xuất nguyên liệu pha chế"...).
Cột 1, 2	Đơn vị tính, Đơn giá	Ghi rõ đơn vị tính (kg, hộp, cái) và đơn giá mua/xuất kho.
Cột 3, 4	NHẬP - Số lượng, Thành tiền	Ghi số lượng và giá trị hàng hóa nhập kho trong kỳ.
Cột 5, 6	XUẤT - Số lượng, Thành tiền	Ghi số lượng và giá trị hàng hóa xuất bán/xuất sử dụng.
Cột 7, 8	TỒN - Số lượng, Thành tiền	= Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ.

---

2. Ví Dụ Mẫu Số Liệu Ghi Sổ S3a-HKD Thực Tế

Xét mặt hàng Cà phê hạt Robusta Buôn Ma Thuột trong Tháng 08/2026:

Ngày chứng từ	Số chứng từ	Diễn giải	ĐVT	NHẬP - Số lượng	NHẬP - Thành tiền (VNĐ)	XUẤT - Số lượng	XUẤT - Thành tiền (VNĐ)	TỒN - Số lượng	TỒN - Thành tiền (VNĐ)
01/08/2026	-	Dư đầu kỳ Tháng 8	kg	0	0	0	0	50	10.000.000
03/08/2026	HD-102	Nhập kho theo HĐ mua hàng	kg	100	19.000.000	0	0	150	29.000.000
15/08/2026	XK-08/1	Xuất nguyên liệu pha chế	kg	0	0	60	11.600.000	90	17.400.000
Cộng Tháng 8		Tổng nhập xuất tồn		100	19.000.000	60	11.600.000	90	17.400.000

---

LalaPos Quản Lý Tồn Kho & Xuất Sổ S3a-HKD Tự Động

Phần mềm LalaPos tự động trừ kho khi bán hàng qua máy POS và kết xuất file báo cáo S3a-HKD chuẩn định dạng Thông tư 152/2025/TT-BTC chỉ với 1 click.

Dùng thử miễn phí 30 ngày đầy đủ tính năng: Trang chủ LalaPos

Tình huống thực tế hộ kinh doanh thường gặp

Cuối ngày có doanh thu nhưng tiền quỹ, tiền ngân hàng, hàng tồn và nghĩa vụ thuế không khớp. Nếu chỉ ghi tổng cuối tháng, hộ kinh doanh khó truy lại chứng từ và người thực hiện.

Quy trình xử lý đề xuất

1. Chốt số đầu kỳ từ sổ và chứng từ đã đối chiếu.
2. Ghi từng nghiệp vụ theo ngày, không dồn nhiều ngày thành một dòng.
3. Gắn số chứng từ hoặc mã giao dịch để tra ngược.
4. Đối chiếu sổ với POS, quỹ, ngân hàng và chứng từ cuối ngày.
5. Khóa kỳ sau khi người phụ trách xác nhận chênh lệch đã được xử lý.

Bộ hồ sơ nên lưu

• Chứng từ gốc hoặc dữ liệu nguồn của giao dịch.
• Biểu mẫu, tờ khai hoặc sổ theo dõi liên quan.
• Biên nhận nộp hồ sơ, thông báo và kết quả xử lý.
• Bảng đối chiếu giữa POS, hóa đơn, tiền và hàng hóa.
• Nhật ký người lập, người kiểm tra và ngày hoàn tất.

Các lỗi thường gặp

• Dùng biểu mẫu cũ hoặc điền thông tin không thống nhất.
• Nhập lại số liệu bằng tay từ nhiều nguồn.
• Dồn chứng từ đến cuối tháng mới xử lý.
• Không lưu căn cứ giải trình cho giao dịch điều chỉnh.
• Nhầm phần mềm hỗ trợ với tư vấn pháp lý hoặc kết luận của cơ quan thuế.

Lưu ý: Quy định và biểu mẫu có thể thay đổi. Trước khi nộp hồ sơ, hãy kiểm tra văn bản gốc và hướng dẫn của cơ quan thuế hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh quản lý trực tiếp.

Checklist trước khi thực hiện

• [ ] Đúng đối tượng và thời điểm áp dụng.
• [ ] Đúng biểu mẫu đang có hiệu lực.
• [ ] Thông tin định danh thống nhất trên hồ sơ.
• [ ] Số liệu khớp với bán hàng, tiền, hàng và hóa đơn.
• [ ] Có người kiểm tra trước khi gửi hoặc khóa sổ.
• [ ] Đã lưu biên nhận và lịch theo dõi kết quả.

Quản lý dữ liệu bán hàng trên máy tính

Hộ kinh doanh có thể sử dụng LalaPos trên máy tính tại portal.lalapos.net để tập trung dữ liệu đơn hàng, kho, thu chi và báo cáo phục vụ đối chiếu. Thông tin giới thiệu giải pháp có tại lalapos.net.