Cách Ghi Sổ S5a-HKD: Sổ Theo Dõi Thực Hiện Nghĩa Vụ Thuế Với NSNN

Mẫu sổ S5a-HKD là sổ theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ thuế với Ngân sách Nhà nước (NSNN) ban hành kèm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (hiệu lực áp dụng từ 01/01/2026). Mọi hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải mở và ghi sổ S5a-HKD.

---

1. Kết Cấu Các Cột Trên Sổ S5a-HKD

• Cột A, B, C: Ngày chứng từ, Số hiệu chứng từ, Diễn giải loại thuế.
• Cột 1: Số thuế phải nộp phát sinh trong kỳ (theo Tờ khai 01/CNKD).
• Cột 2: Số thuế đã thực nộp vào Ngân sách Nhà nước (theo Giấy nộp tiền).
• Cột 3: Số thuế còn phải nộp cuối kỳ (= Dư đầu kỳ + Phải nộp trong kỳ - Đã nộp trong kỳ).

---

2. Ví Dụ Mẫu Số Liệu Ghi Sổ S5a-HKD Thực Tế

Ngày chứng từ	Số chứng từ	Diễn giải nội dung thuế	Số Thuế Phát Sinh (Phải nộp)	Số Thuế Đã Nộp Ngân Sách	Số Thuế Còn Phải Nộp (VNĐ)
01/07/2026	-	Số dư chưa nộp đầu Quý 3	0	0	0
30/09/2026	TK-Q3	Thuế GTGT phát sinh Quý 3/2026	9.450.000	0	9.450.000
30/09/2026	TK-Q3	Thuế TNCN phát sinh Quý 3/2026	4.725.000	0	4.725.000
15/10/2026	GNT-101	Nộp thuế GTGT & TNCN Quý 3 qua eTax Mobile	0	14.175.000	0

---

LalaPos Theo Dõi Thuế & Nhắc Nhở Hạn Nộp Tự Động

LalaPos hỗ trợ theo dõi nghĩa vụ thuế dự kiến theo doanh thu thực tế, tự động nhắc nhở chủ hộ lịch nộp tờ khai và nộp tiền thuế trước hạn.

Dùng thử miễn phí 30 ngày đầy đủ tính năng: Trang chủ LalaPos

Tình huống thực tế hộ kinh doanh thường gặp

Cuối ngày có doanh thu nhưng tiền quỹ, tiền ngân hàng, hàng tồn và nghĩa vụ thuế không khớp. Nếu chỉ ghi tổng cuối tháng, hộ kinh doanh khó truy lại chứng từ và người thực hiện.

Quy trình xử lý đề xuất

1. Chốt số đầu kỳ từ sổ và chứng từ đã đối chiếu.
2. Ghi từng nghiệp vụ theo ngày, không dồn nhiều ngày thành một dòng.
3. Gắn số chứng từ hoặc mã giao dịch để tra ngược.
4. Đối chiếu sổ với POS, quỹ, ngân hàng và chứng từ cuối ngày.
5. Khóa kỳ sau khi người phụ trách xác nhận chênh lệch đã được xử lý.

Bộ hồ sơ nên lưu

• Chứng từ gốc hoặc dữ liệu nguồn của giao dịch.
• Biểu mẫu, tờ khai hoặc sổ theo dõi liên quan.
• Biên nhận nộp hồ sơ, thông báo và kết quả xử lý.
• Bảng đối chiếu giữa POS, hóa đơn, tiền và hàng hóa.
• Nhật ký người lập, người kiểm tra và ngày hoàn tất.

Các lỗi thường gặp

• Dùng biểu mẫu cũ hoặc điền thông tin không thống nhất.
• Nhập lại số liệu bằng tay từ nhiều nguồn.
• Dồn chứng từ đến cuối tháng mới xử lý.
• Không lưu căn cứ giải trình cho giao dịch điều chỉnh.
• Nhầm phần mềm hỗ trợ với tư vấn pháp lý hoặc kết luận của cơ quan thuế.

Lưu ý: Quy định và biểu mẫu có thể thay đổi. Trước khi nộp hồ sơ, hãy kiểm tra văn bản gốc và hướng dẫn của cơ quan thuế hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh quản lý trực tiếp.

Checklist trước khi thực hiện

• [ ] Đúng đối tượng và thời điểm áp dụng.
• [ ] Đúng biểu mẫu đang có hiệu lực.
• [ ] Thông tin định danh thống nhất trên hồ sơ.
• [ ] Số liệu khớp với bán hàng, tiền, hàng và hóa đơn.
• [ ] Có người kiểm tra trước khi gửi hoặc khóa sổ.
• [ ] Đã lưu biên nhận và lịch theo dõi kết quả.

Quản lý dữ liệu bán hàng trên máy tính

Hộ kinh doanh có thể sử dụng LalaPos trên máy tính tại portal.lalapos.net để tập trung dữ liệu đơn hàng, kho, thu chi và báo cáo phục vụ đối chiếu. Thông tin giới thiệu giải pháp có tại lalapos.net.