Quản Lý Hàng Hóa Lưu Kho, Hạn Sử Dụng Cho Căng Tin Bệnh Viện & Trường Học

Căng tin bệnh viện và trường học kinh doanh nhiều nhóm hàng có thời hạn bảo quản ngắn như sữa, bánh, nước uống, thực phẩm tươi, đồ ăn chế biến và nguyên liệu phục vụ bếp.

Nếu không kiểm soát hàng lưu kho theo ngày nhập, lô hàng và hạn sử dụng, căng tin có thể gặp tình trạng sản phẩm hết hạn vẫn còn trên kệ, nguyên liệu bị hư hỏng hoặc hàng mới được sử dụng trước hàng cũ.

Những sai sót này không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng phục vụ và uy tín của đơn vị vận hành.

Giải pháp quản lý hàng hóa lưu kho và hạn sử dụng giúp căng tin biết chính xác mỗi mặt hàng đang nằm ở đâu, nhập từ thời điểm nào, còn bao nhiêu ngày sử dụng và cần ưu tiên xuất lô nào trước.

Khi kết hợp với phần mềm Lalapos, hoạt động nhập hàng, bán hàng, kiểm kê và cảnh báo cận hạn có thể được quản lý trên cùng một hệ thống.

Vì sao quản lý hạn sử dụng tại căng tin đặc biệt quan trọng?

Đối tượng phục vụ cần được bảo vệ

Căng tin trường học phục vụ trẻ em, học sinh và sinh viên. Căng tin bệnh viện phục vụ bệnh nhân, người nhà và nhân viên y tế.

Đây là những môi trường yêu cầu sự thận trọng cao trong việc lựa chọn, bảo quản và cung cấp thực phẩm. Sản phẩm quá hạn, biến đổi chất lượng hoặc bảo quản không đúng cách có thể gây hậu quả nghiêm trọng.

Danh mục hàng hóa rất đa dạng

Một căng tin có thể quản lý đồng thời:

• Nước suối và nước giải khát.

• Sữa hộp và sản phẩm từ sữa.

• Bánh kẹo.

• Mì ăn liền.

• Đồ ăn chế biến sẵn.

• Thực phẩm đông lạnh.

• Rau, củ và trái cây.

• Thịt, cá và trứng.

• Gia vị.

• Nguyên liệu pha chế.

• Đồ dùng cá nhân.

• Vật tư tiêu hao.

Mỗi nhóm hàng có điều kiện bảo quản và vòng đời khác nhau. Không thể áp dụng cùng một cách quản lý cho toàn bộ danh mục.

Hàng được nhập nhiều lần với hạn dùng khác nhau

Cùng một sản phẩm có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp hoặc nhiều thời điểm. Mỗi lần nhập có thể mang số lô và hạn sử dụng khác nhau.

Nếu chỉ theo dõi tổng số lượng, nhân viên sẽ không biết nên lấy lô nào trước. Hàng cũ có thể nằm lại phía sau trong khi hàng mới liên tục được đưa ra bán.

Tần suất nhập xuất cao

Căng tin thường nhập hàng liên tục để đáp ứng nhu cầu mỗi ngày. Trong giờ cao điểm, nhân viên ưu tiên tốc độ phục vụ nên rất dễ bỏ qua việc kiểm tra hạn sử dụng hoặc chọn đúng lô hàng.

Quy trình và phần mềm cần đủ đơn giản để nhân viên có thể thực hiện đúng ngay cả khi đông khách.

Những rủi ro khi quản lý bằng sổ tay hoặc Excel

Không biết chính xác sản phẩm nào sắp hết hạn

File Excel thường chỉ lưu một hạn sử dụng cho mỗi sản phẩm. Trong thực tế, một sản phẩm có thể tồn tại nhiều lô với ngày hết hạn khác nhau.

Khi số lượng mã hàng tăng, nhân viên khó tìm và cập nhật đúng dòng dữ liệu.

Hàng mới được xuất trước hàng cũ

Nếu kho không bố trí theo nguyên tắc phù hợp, nhân viên thường lấy sản phẩm ở vị trí thuận tiện nhất. Đây có thể là lô mới nhập, trong khi lô cũ vẫn nằm sâu bên trong.

Khó truy xuất nguồn gốc

Khi phát hiện một lô hàng có vấn đề, quản lý cần biết:

• Lô được nhập từ nhà cung cấp nào.

• Nhập vào ngày nào.

• Phiếu nhập liên quan.

• Đã bán hoặc sử dụng bao nhiêu.

• Số lượng còn lại.

• Hàng đang nằm tại kho hoặc quầy nào.

Sổ tay và các bảng tính rời rạc khiến quá trình truy xuất mất nhiều thời gian.

Phát hiện hàng hết hạn quá muộn

Nếu chỉ kiểm kê cuối tháng, hàng có thể đã hết hạn từ nhiều ngày trước. Lúc này, căng tin vừa phải hủy hàng vừa có nguy cơ đã bán nhầm sản phẩm.

Không đánh giá được thiệt hại

Nếu không lưu giá vốn và số lượng hủy, quản lý chỉ biết có hàng hết hạn nhưng không xác định được giá trị thiệt hại và nguyên nhân nhập dư.

Những thông tin cần quản lý cho mỗi lô hàng

Một lô hàng nên có các thông tin tối thiểu sau:

• Mã sản phẩm.

• Tên sản phẩm.

• Mã lô.

• Ngày sản xuất.

• Hạn sử dụng.

• Ngày nhập kho.

• Số lượng nhập.

• Số lượng còn lại.

• Đơn vị tính.

• Nhà cung cấp.

• Số phiếu nhập.

• Kho hoặc vị trí lưu trữ.

• Điều kiện bảo quản.

• Số ngày cảnh báo trước hạn.

• Trạng thái lô hàng.

• Người tiếp nhận.

Đối với thực phẩm tươi hoặc món chế biến, căng tin có thể cần thêm:

• Thời điểm sơ chế.

• Thời điểm chế biến.

• Thời hạn sử dụng sau khi mở bao bì.

• Nhiệt độ bảo quản.

• Người thực hiện.

• Ca sản xuất hoặc chế biến.

Phân loại hàng hóa theo mức độ cần kiểm soát

Nhóm có hạn sử dụng dài

Ví dụ:

• Nước đóng chai.

• Mì ăn liền.

• Bánh quy.

• Hàng khô.

• Gia vị đóng gói.

Nhóm này vẫn cần theo dõi hạn dùng nhưng có thể kiểm tra theo tuần hoặc theo chu kỳ nhập hàng.

Nhóm có hạn sử dụng trung bình

Ví dụ:

• Sữa hộp.

• Nước trái cây.

• Bánh đóng gói.

• Thực phẩm đông lạnh.

• Nguyên liệu pha chế.

Nhóm này nên được theo dõi theo lô và cảnh báo trước hạn đủ sớm để điều chỉnh kế hoạch bán hoặc sử dụng.

Nhóm có hạn sử dụng ngắn

Ví dụ:

• Bánh mì tươi.

• Rau củ.

• Trái cây.

• Thịt và cá.

• Đồ ăn chế biến sẵn.

• Sữa chua.

• Các sản phẩm đã mở bao bì.

Nhóm hàng này cần được kiểm tra hàng ngày, thậm chí theo từng ca.

Nhóm có yêu cầu bảo quản đặc biệt

Ví dụ:

• Thực phẩm đông lạnh.

• Sản phẩm cần giữ lạnh.

• Đồ ăn cho người có chế độ dinh dưỡng riêng.

• Nguyên liệu dễ nhiễm chéo.

Ngoài hạn sử dụng, căng tin cần kiểm soát nhiệt độ, khu vực lưu trữ và thời gian sản phẩm ở ngoài điều kiện bảo quản tiêu chuẩn.

Nguyên tắc FIFO và FEFO

FIFO là gì?

FIFO là viết tắt của “First In, First Out”, nghĩa là hàng nhập trước được xuất trước.

Nguyên tắc này phù hợp với nhiều loại hàng hóa có hạn dùng tương đối ổn định và các lô nhập trước cũng có hạn sớm hơn.

FEFO là gì?

FEFO là viết tắt của “First Expired, First Out”, nghĩa là lô có hạn sử dụng gần nhất được ưu tiên xuất trước.

Đối với căng tin bệnh viện và trường học, FEFO thường phù hợp hơn FIFO vì lô nhập sau vẫn có thể hết hạn trước lô nhập trước.

Ví dụ:

• Lô A nhập ngày 1/8, hết hạn ngày 30/9.

• Lô B nhập ngày 5/8, hết hạn ngày 15/9.

Nếu chỉ áp dụng FIFO, nhân viên sẽ xuất lô A trước. Theo FEFO, lô B cần được ưu tiên vì hết hạn sớm hơn.

Quy trình quản lý hàng lưu kho

Bước 1: Kiểm tra hàng khi tiếp nhận

Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên cần kiểm tra:

• Tên sản phẩm.

• Số lượng.

• Tình trạng bao bì.

• Ngày sản xuất.

• Hạn sử dụng.

• Số lô.

• Điều kiện vận chuyển.

• Nhiệt độ nếu cần.

• Chứng từ đi kèm.

Không nên nhập kho sản phẩm có bao bì hư hỏng, thông tin không rõ ràng hoặc thời hạn còn lại không đáp ứng yêu cầu của căng tin.

Bước 2: Ghi nhận lô và hạn sử dụng

Thông tin lô hàng cần được nhập ngay khi lập phiếu nhập kho. Không nên chờ đến cuối ngày mới bổ sung vì dễ nhầm giữa các lần giao hàng.

Hệ thống cần cho phép cùng một sản phẩm có nhiều lô và nhiều hạn sử dụng.

Bước 3: Dán nhãn nội bộ

Nếu thông tin trên bao bì khó nhìn, căng tin có thể sử dụng nhãn nội bộ gồm:

• Tên sản phẩm.

• Mã lô.

• Ngày nhập.

• Hạn sử dụng.

• Ngày cảnh báo.

• Vị trí lưu trữ.

Đối với nguyên liệu đã mở bao bì, nhãn cần ghi thêm thời điểm mở và thời hạn sử dụng sau khi mở.

Bước 4: Sắp xếp kho theo FEFO

Hàng có hạn gần nhất cần được đặt tại vị trí dễ lấy. Hàng mới hoặc có hạn dài hơn được xếp phía sau.

Không nên chỉ dựa vào trí nhớ của nhân viên. Vị trí kho và thứ tự ưu tiên cần được thể hiện rõ bằng nhãn hoặc trên phần mềm.

Bước 5: Cảnh báo hàng cận hạn

Căng tin nên thiết lập số ngày cảnh báo khác nhau cho từng nhóm hàng.

Ví dụ:

Nhóm hàngThời gian cảnh báo tham khảoThực phẩm tươi1–2 ngàyBánh mì, đồ chế biếnTrong ngàySữa và sản phẩm lạnh5–15 ngàyBánh kẹo đóng gói30–60 ngàyHàng khô30–90 ngày

Các khoảng thời gian trên chỉ mang tính minh họa. Căng tin cần thiết lập theo đặc điểm sản phẩm và quy trình nội bộ.

Bước 6: Kiểm kê thực tế

Nhóm hàng cận hạn và hạn ngắn nên được kiểm kê hàng ngày. Những nhóm khác có thể kiểm kê luân phiên.

Khi kiểm kê, nhân viên cần đối chiếu cả số lượng và lô hàng. Tổng số lượng khớp nhưng sai cơ cấu lô vẫn có thể dẫn đến hàng hết hạn bị bỏ sót.

Bước 7: Xử lý hàng cận hạn

Tùy loại sản phẩm, căng tin có thể:

• Ưu tiên đưa ra bán.

• Chuyển sang quầy có tốc độ bán cao.

• Điều chỉnh kế hoạch chế biến.

• Giảm số lượng nhập tiếp theo.

• Trả nhà cung cấp nếu thỏa thuận cho phép.

• Ngừng bán nếu chất lượng không còn bảo đảm.

Không nên áp dụng khuyến mại cho thực phẩm không còn đáp ứng yêu cầu chất lượng.

Bước 8: Cách ly và xuất hủy hàng hết hạn

Hàng hết hạn phải được tách khỏi khu vực hàng đang bán. Khu vực cách ly cần có nhãn rõ ràng để tránh nhân viên lấy nhầm.

Việc xuất hủy nên có:

• Mã sản phẩm và lô.

• Số lượng.

• Hạn sử dụng.

• Lý do.

• Giá trị hàng hóa.

• Người đề xuất.

• Người phê duyệt.

• Thời gian xử lý.

Kiểm kê tồn kho theo lô hàng

Công thức tồn kho cơ bản:

Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ ± Điều chỉnh

Tuy nhiên, báo cáo dành cho hàng có hạn sử dụng cần chi tiết theo từng lô:

Sản phẩmMã lôHạn sử dụngTồn đầuNhậpXuấtHủyTồn cuốiTrạng tháiSữa hộp 180mlSUA-080115/09/202650035015Cận hạnSữa hộp 180mlSUA-080530/10/2026010020080Bình thườngBánh mì tươiBM-190819/08/20260807280Đã xử lý

Báo cáo này cho phép quản lý biết chính xác số lượng còn lại của từng lô thay vì chỉ nhìn tổng tồn của sản phẩm.

Các chỉ số cần theo dõi

Giá trị hàng cận hạn

Phản ánh tổng giá vốn của hàng sắp hết hạn. Chỉ số tăng cao cho thấy kế hoạch nhập hàng hoặc tốc độ luân chuyển đang có vấn đề.

Tỷ lệ hàng hết hạn

Công thức:

Tỷ lệ hàng hết hạn = Giá trị hàng xuất hủy do hết hạn / Tổng giá trị hàng nhập

Nên theo dõi chỉ số này theo nhóm sản phẩm, nhà cung cấp và địa điểm.

Số ngày tồn kho

Chỉ số cho biết lượng hàng hiện tại có thể đáp ứng bao nhiêu ngày bán theo tốc độ tiêu thụ trung bình.

Tuổi tồn kho

Tuổi tồn được tính từ ngày nhập đến thời điểm hiện tại. Hàng có tuổi tồn cao cần được kiểm tra dù hạn sử dụng vẫn còn dài.

Tỷ lệ bán hết trước hạn

Chỉ số này giúp đánh giá hiệu quả của quy trình FEFO và kế hoạch nhập hàng.

Giá trị hủy theo nguyên nhân

Cần tách rõ:

• Hết hạn.

• Hư hỏng.

• Bảo quản sai.

• Bao bì lỗi.

• Nhà cung cấp giao không đạt.

• Sơ chế hao hụt.

• Sai kế hoạch nhập hàng.

Quản lý nguyên liệu chế biến

Đối với căng tin có bếp, quản lý hạn sử dụng không chỉ áp dụng cho hàng bán nguyên bao bì.

Mỗi món ăn cần có công thức định lượng. Khi bán hoặc ghi nhận số suất phục vụ, hệ thống có thể tính lượng nguyên liệu dự kiến đã sử dụng.

Cuối ngày, tồn nguyên liệu thực tế được đối chiếu với số lượng theo định mức để phát hiện:

• Sử dụng quá định lượng.

• Hao hụt trong sơ chế.

• Thiếu ghi nhận xuất bếp.

• Hàng hỏng chưa lập phiếu.

• Sai đơn vị quy đổi.

Đối với nguyên liệu đã sơ chế, căng tin cần tạo nhãn mới với thời điểm sơ chế và thời hạn sử dụng nội bộ phù hợp.

Khác biệt giữa căng tin bệnh viện và trường học

Căng tin bệnh viện

Căng tin bệnh viện thường hoạt động trong thời gian dài, phục vụ nhiều nhóm khách và có thể bán sản phẩm dành cho bệnh nhân.

Cần chú ý:

• Phân loại rõ sản phẩm.

• Kiểm soát điều kiện bảo quản.

• Hạn chế nhầm lẫn giữa sản phẩm thông thường và sản phẩm có mục đích sử dụng riêng.

• Duy trì khả năng truy xuất nhanh.

• Quản lý nhiều ca làm việc.

• Kiểm soát hàng bán vào ban đêm.

Căng tin trường học

Căng tin trường học có lượng khách tập trung mạnh vào giờ ra chơi và nghỉ trưa.

Cần chú ý:

• Chọn danh mục phù hợp với học sinh.

• Kiểm tra hạn sử dụng trước giờ bán.

• Kiểm soát đồ ăn chế biến trong ngày.

• Chuẩn bị lượng hàng theo lịch học.

• Giảm tồn vào cuối tuần và kỳ nghỉ.

• Theo dõi nhu cầu theo ngày trong tuần.

• Tổ chức bán hàng nhanh nhưng vẫn bảo đảm kiểm soát.

Quản lý hạn sử dụng bằng Lalapos

Lalapos giúp kết nối nhập kho, bán hàng, kiểm kê và báo cáo trên cùng một hệ thống.

Các nghiệp vụ phù hợp gồm:

• Quản lý sản phẩm và nguyên liệu.

• Theo dõi nhập, xuất và tồn kho.

• Ghi nhận lô hàng và hạn sử dụng theo quy trình triển khai.

• Thiết lập thời gian cảnh báo trước hạn.

• Quản lý nhiều kho, quầy hoặc chi nhánh.

• Kiểm kê số lượng thực tế.

• Ghi nhận hàng hỏng và xuất hủy.

• Theo dõi nhà cung cấp.

• Quản lý công thức và định lượng món ăn.

• Báo cáo biến động kho.

• Phân quyền nhân viên.

• Lưu lịch sử giao dịch.

Khi lô hàng sắp hết hạn, quản lý có thể chủ động kiểm tra số lượng còn lại, tốc độ bán và phương án xử lý thay vì chờ đến khi kiểm kê mới phát hiện.

Quy trình triển khai Lalapos

Giai đoạn 1: Chuẩn hóa danh mục

Loại bỏ sản phẩm trùng, thống nhất mã hàng, đơn vị tính và nhóm sản phẩm.

Giai đoạn 2: Phân nhóm kiểm soát

Xác định mặt hàng nào cần quản lý lô, hạn sử dụng, ngày mở bao bì hoặc điều kiện bảo quản đặc biệt.

Giai đoạn 3: Nhập số dư đầu kỳ

Kiểm kê thực tế từng lô trước khi đưa dữ liệu lên hệ thống. Không nên chỉ nhập tổng số lượng của sản phẩm.

Giai đoạn 4: Thiết lập cảnh báo

Cấu hình số ngày cảnh báo phù hợp với từng nhóm hàng.

Giai đoạn 5: Đào tạo nhân viên

Nhân viên nhập hàng, thủ kho, bếp và quản lý cần hiểu rõ trách nhiệm của mình trong quy trình.

Giai đoạn 6: Kiểm tra hàng ngày

Trong giai đoạn đầu, quản lý nên kiểm tra danh sách hàng cận hạn và đối chiếu với thực tế mỗi ngày.

Giai đoạn 7: Tối ưu kế hoạch nhập

Sau khi có dữ liệu tiêu thụ, căng tin có thể điều chỉnh lượng nhập theo ngày học, lịch làm việc, cuối tuần, kỳ nghỉ và mùa vụ.

Những sai lầm cần tránh

Chỉ quản lý hạn dùng theo sản phẩm

Một sản phẩm có thể có nhiều lô. Nếu chỉ lưu một hạn sử dụng, thông tin sẽ không phản ánh đúng hàng thực tế trong kho.

Nhập hàng mới đè lên hàng cũ

Mỗi lần nhập cần tạo hoặc chọn đúng lô. Không nên sửa số lượng và hạn sử dụng của lô cũ thành thông tin lô mới.

Không kiểm soát hàng đã mở bao bì

Nhiều nguyên liệu có hạn sử dụng sau khi mở ngắn hơn hạn in trên bao bì. Nhân viên cần ghi ngày mở và thời hạn sử dụng nội bộ.

Không lập phiếu hủy

Nếu chỉ bỏ hàng vào thùng rác mà không ghi nhận trên hệ thống, tồn kho sẽ bị sai và quản lý không đánh giá được thiệt hại.

Cảnh báo quá muộn

Cảnh báo khi chỉ còn một ngày có thể không đủ thời gian xử lý hàng tồn lớn. Khoảng cảnh báo cần dựa trên tốc độ bán và khả năng điều chuyển.

Nhập quá nhiều vì được chiết khấu

Giá mua thấp không mang lại lợi ích nếu hàng không bán hết trước hạn. Quyết định nhập phải dựa trên tốc độ tiêu thụ và số ngày tồn kho.

Câu hỏi thường gặp

FIFO và FEFO khác nhau như thế nào?

FIFO ưu tiên hàng nhập trước. FEFO ưu tiên hàng hết hạn trước. Với thực phẩm, FEFO thường phù hợp hơn vì lô nhập sau có thể có hạn sử dụng ngắn hơn.

Có cần quản lý lô cho tất cả sản phẩm không?

Không nhất thiết. Nên ưu tiên hàng thực phẩm, đồ uống, nguyên liệu, sản phẩm có hạn sử dụng hoặc cần truy xuất nguồn gốc.

Bao nhiêu ngày trước hạn thì nên cảnh báo?

Không có một mức chung cho mọi sản phẩm. Căng tin cần dựa trên vòng đời hàng hóa, tốc độ bán và thời gian cần thiết để xử lý.

Hàng cận hạn có được tiếp tục bán không?

Chỉ nên bán khi sản phẩm còn hạn, được bảo quản đúng và vẫn đáp ứng yêu cầu chất lượng. Hàng đã hết hạn hoặc có dấu hiệu bất thường phải được cách ly và xử lý.

Làm thế nào để hạn chế hàng hết hạn?

Cần kết hợp dự báo nhu cầu, nhập số lượng phù hợp, sắp xếp FEFO, cảnh báo sớm, kiểm kê thường xuyên và phân tích hàng chậm luân chuyển.

Kết luận

Quản lý hàng lưu kho và hạn sử dụng là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất của căng tin bệnh viện và trường học.

Quy trình hiệu quả cần quản lý hàng theo từng lô, áp dụng nguyên tắc FEFO, thiết lập cảnh báo cận hạn, kiểm kê thường xuyên và ghi nhận đầy đủ hàng hỏng hoặc xuất hủy.

Với Lalapos, hoạt động nhập kho, bán hàng, kiểm kê, theo dõi hạn sử dụng và báo cáo có thể được tổ chức trên cùng một nền tảng. Nhờ đó, người quản lý chủ động hơn trong kế hoạch nhập hàng, giảm giá trị hàng phải hủy và nâng cao chất lượng phục vụ.

Hãy sử dụng Lalapos để kiểm soát lô hàng, hạn sử dụng và tồn kho căng tin một cách tập trung, minh bạch và hiệu quả.